•  
  
亲爱的考友,欢迎 登录
登录后查看自己在北辰遴选的信息,
包括所参加课程,复习资料,下载视频,账户信息等。
关系协调

这几件办公室小事,错了会坏大事

浏览次数:1003 日期:2018-02-26 11:12

我任现职之前,做过分管行政后勤的副主任。干好办公室工作,我有几点心得。

如何接电话

有些人接电话有个习惯:电话一拿起来,第一句就是“你是哪里?”错。你又不找人家,问人家是哪里干嘛?

如果有仁爱之心,自然会换位思考。你想啊,人家打电话找你,自然第一时间想知道这个电话有没有打错。所以,作为接电话的人,拿起电话,应该劈头就是“你好,我是XX区委办公室,请问有什么可以帮您?”

过去我们没有这样接听电话的习惯,后来服务部门学习西方礼仪才有了这样的规范接打电话要求,让我们恍然大悟。

传统接打电话方式,有的是因为反应迟钝,不知道怎么服务对方;有的是缺乏爱心;还有的是,明知怎样可以让对方满意,却就是不愿意这么做,心想:你找我,又不是我求你,我那么设身处地,是不是显得有点低三下四低声下气,矮化委屈了自己个儿?有这样的想法,其实是心态上不够阳光,也缺乏自信;骨子里有本位主义思想作祟。

接电话还有一个讲究,那就是,被动接人家的电话,应让对方先挂;自己给长辈打电话,让对方先挂;自己给领导打电话,让领导先挂。有年轻人接打电话,不待对方说完就匆匆挂断,有时导致对方话还没有说完,影响了沟通。

如果感觉对方意思已表达完,至少在自己决定先挂之前,要说一句:“好,我先挂啦。”这样,就不会出现对方话没说完就被挂断的现象。

如何制发文件通知

发文件是要让大家都看得明白,但有时发文措辞不太通俗或有歧义,导致部分受众理解有误,影响文件执行。这里有个原则:制文者要充分考虑受众的理解程度,以其中接受能力最低者的理解水平作为表述底线。这可以称为“木桶原则”,也可以称为“兜底原则”。

发文要注意分段。比如会议名称、时间、地点为一段,会议内容一段,参会人员一段……有时因为会议名称较长,甚至采用“什么时间,什么地点,召开什么会议”的断句方法,这样看起来清楚明白。

会议时间的写法也有讲究。经常看到只写年月日的。如果在日期后括号注明星期几,就可以省了受件人查台历的麻烦。由于春节前事情多,腊月二十以后发通知,最好还括号加注腊月二十几。

如果说这些还都是情分的工作,那么有的通知上还出现“下午14:30”这样的表述。“下午”两字在这儿纯属画蛇添足。

有人发会议通知,由于时间紧,通知发下去才发现会议室其实早被其他会议预订。所以再紧急,也要定好会议室才能发通知。

干工作要细心

有一次区委全委会开幕式,邀请部分离退休老干部参加。会议即将开始的时候,一位区民主党派负责人突然反映没有她席卡。慢待民主党派人士可是政治问题,我惊出一身冷汗。跑过去一查,原来是几位离退休老干部擅自挪动席卡位置好方便坐一块儿叙旧,还把这位民主党派负责人席卡随手放桌肚底下了。

席卡布置好并不代表万事大吉。有一次区委开表彰大会,先后9个批次的人上台领奖,要做到颁奖者、受奖者和奖牌一一对应无误,需要主席台席卡、受奖人席卡、礼仪小姐集体送牌等环节环环相扣,其中一个环节出问题,都可能出现街道主任端着“优秀乡镇”的牌子、乡镇书记举着“先进街道”牌子的尴尬。

一批批证书、奖牌要有序码放,且有专人看守,防止一摞上下被挪动了顺序。台下受奖人员座位安排,要保证受奖人员从主席台右方上台,逆时针返回座位,并且要保证上台领奖人员与返回座位人员不会在座位排隙间重叠拥挤。如此才能做到行云流水。

有一回,我在现场,看到一批企业家上台受奖,队伍离开座位自然呈一字纵队等待上台时,突然有一位客气,让身后的一位站到他前面去,如此就乱了次序,不能保证区委书记给纳税第一名颁奖(依此类推)这样的顺序(当然现在不允许给纳税人另行经济重奖了)。这时就一定要第一时间跑上去,制止这一行为。

眼睛“出活”

有一次区委全委会布置会场,我到现场,看到会标是红底白字没错,可字体是黑体,我说不行,让换字体。现场一位区政府办副主任说市委全委会也是这字体,我找出那天的《合肥晚报》给他看开幕式照片,他才信服是“宋黑体”。

有的部门开会,会标竟然还有黑体黄字的。就很不严肃。

我调任区委办工作,没有受过正规培训,也没有人告诉我这样的会标知识,甚至我也没有看过这方面的专业书籍,只是平时留意党的十六大、十七大等会标。

有一次春节团拜会,圆桌布置,区接待办的李主任按照主席台排位,折成圆形。我说不是如此,圆桌有圆桌的排位规矩。李主任不听,打电话请教已经调任某街道主任的前区委办副主任,也说是“折成圆形”。最后我专门买来礼宾规定书籍,才把她说服。后来有一次,区委赴浦东新区举办活动,对方派来配合布置圆桌的同志就是按照圆桌的规矩排位。我悄悄跟区接待办李主任说,要是我们不懂规矩乱排,可就丢大人了。

还有一次,区委接待一个县的党政代表团考察,区接待办很重视,专门印制了接待指南,我一看,其中介绍区委书记的内容是:“中共合肥市包河区委书记胡启生同志”,显然不规范。我平时注意听新闻联播看人民日报,介绍人物时,姓名前如缀以职务,姓名后则不加“同志”;如果称“胡启生同志”,则姓名前不缀职务。

办公室里要求严、规矩多,不可能要求职员都系统正规受训后才上岗,就如我们不可能对没有上过幼儿园的职员重新补授幼儿园课程。这就需要我们善于干中学(瞟学),眼睛“出活”,善于预事。既要向书本学,更要向实践学,因为有的知识甚至连书本上也没有。这需要悟性,更需要责任心。

(作者为合肥市包河区总工会党组副书记、副主席) 


pk拾计划 全天北京pk拾计划 pk拾赛车官网 pk拾平台 北京pk拾走势图 北京pk拾开奖结果查询 pk拾游戏 北京pk拾开奖结果查询 pk拾走势图 北京pk拾在线计划